IT-Berater informiert zur ERP-Auswahl:
Warum eine professionelle ERP-Systemauswahl?
Ein ERP-System bestimmt den Arbeitsalltag von nahezu allen Mitarbeitern in einem Unternehmen. Je besser die Werkzeuge zu Ihrem Unternehmen passen, umso effizienter können Sie Arbeiten. Aber was genau macht ein ERP-System?
Was bedeutet ein ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen?
Ein ERP-System oder Enterprise Resource Planning System ist ein Knotenpunkt nahezu aller betrieblichen Prozesse.
Es verwaltet wichtige Firmendaten und ist sehr nützlich, um den Überblick über alle Vorgänge zu behalten. Gute Systeme verfügen über vielschichtige Analysetools zur Datenauswertung.
Während kleine Unternehmen von einem professionellem ERP träumen, nehmen große Firmen komplexe Anpassungen vor, um Kosten zu sparen und Fachpersonal sinnvoll einzuteilen. Mittelständische Firmen wagen nur ungern den Schritt zu einem neuen ERP-System, da die Umstellung während des laufenden Betriebs umständlich ist, teuer und das Risiko eines Fehlschlags gegeben ist.
Doch die Vorteile überwiegen bei einer guten ERP-Systemauswahl deutlich. Oft werden sogar teure ERP-Systemadministratoren bezahlt, die sich bis in die Tiefe auskennen, Konfigurationen vornehmen und das System pflegen. Auch hier in Chemnitz sieht man oft Stellenanzeigen für diesen Job.
Welche Arbeitsbereiche umfasst ein ERP-System?
Was wird in einem solch komplexen System verwaltet? Der IT-Berater gibt einen Einblick in die Funktionen z. B.:
- Finanzen inkl. Rechnungen
- Einkauf und Verkauf
- Lager- und Lagerbestände
- Mitarbeiter mit An- und Abwesenheiten
- Interne und externe Projekte bzw. Projektplanung
- vieles, vieles mehr.
Warum kann man nicht irgendein beliebiges ERP benutzen?
Da die Aufgaben eines Unternehmens sehr komplex sind und es nicht nur um E-Rechnungen geht, gibt es für die jeweilige Branche angepasste ERP-Systeme z. B. für Konstruktion.
Manche sind für kleine Unternehmen mit wenig Produkten ausgelegt, andere für viele Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister. Trifft man die falsche Wahl, lähmt das nicht nur Betriebsprozesse, sondern kann auch Unsummen an Geld verschlingen.
Wichtigster Schritt: Die Vorab-Bedarfs–Analyse
Es kann gar nicht genug betont werden, welche Auswirkungen eine gute oder schlechte Vorbereitung hat. Man kann weder ein System so verbiegen, dass es nach der Methode „Das haben wir schon immer so gemacht“ – funktioniert. Noch lassen sich eigene Prozesse in jedes beliebige ERP quetschen, welches beste – aber völlig unwichtige – Zusatzfunktionen versprochen hat.
Die Vorbereitung bestimmt den Erfolg Ihres Projektes!
Ohne diese verlieren Sie Zeit, Geld und die Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Einige Folgen sind:
- teure Meetings zum ERP-Projekt laufen ins Leere
- Fachkräfte nutzen das ausgewählte System nie richtig
- Zusatzprogramme und Exceltabellen werden weiter parallel gepflegt
- Mehraufwand wegen fehlenden Schnittstellen
Unser IT-Admin gibt Ihnen folgende Tipps:
- Analysieren Sie Ihren Bedarf – am besten mit einem erfahrenen Berater und wichtigen Fachkräften den sog. Key-Usern.
- Verschaffen Sie sich ein Bild über Ihre Prozesse – und bleiben dabei auf Flughöhe
- Entrümpeln Sie! Daten, Abläufe und mehr. Zeit für ein wenig LEAN-Methodik. Schlankere Prozesse lassen sich besser verwalten und organisieren. Aber übertreiben Sie es nicht.
Machen Sie es schriftlich. Dokumentieren Sie auf wenigen Seiten möglichst schnell erfassbar – Ihre Prioritäten, Kernprozesse und Ziele:
- Was macht uns einzigartig und soll so bleiben?
- Was wären K.O. Kriterien?
- Was muss sich ändern damit wir besser werden?
Sehen sie nicht nur den Preis, sondern die Gesamtkosten. Das Bedeutet:
- Was kostet es mich, wenn mein Unternehmen jeden Tag mit einem schlecht gewählten System arbeitet?
FAQ zum ERP-System:
Benötige ich unbedingt ein ERP-System?
Nicht unbedingt. Gerade ganz kleine Unternehmen und Start-Ups kommen mit einer reinen Abrechnungssoftware aus, die es ermöglicht die Finanzen im Blick zu halten.
Kundenaufträge, Kundenstammdaten Lagerbestände und mehr landen dann oft in einer Tabelle. Solange sich der Aufwand zur Verwaltung der verschiedenen "Datensilos" in Grenzen hält braucht es kein ERP-System.
Ab wann ist ein ERP-System sinnvoll?
Ganz pauschal lässt sich das nicht beantworten. Aber wenn mehrere Mitarbeiter auf unterschiedlichste Dateien zugreifen müssen um Kundenaufträge zu erfüllen oder der manuelle Aufwand der Pflege von Kunden, Produkten und Lagerbeständen immer größer wird und droht unübersichtlich zu werden, dann lohnt sich ein ERP-System. Nicht zuletzt kann es dabei unterstützen gesetzliche Anforderungen umzusetzen z. B. Chargenverfolgung, DSGVO usw.
Was ist das beste ERP-System für kleine Unternehmen?
Das lässt sich leider nicht so pauschal beantworten. Ein ERP-System soll ja die eigenen Prozesse bzw. Arbeitsvorgänge unterstützen. Zusätzlich ist es zentraler Punkt aller Unternehmensdaten. Jedes Unternehmen hat seine spezifischen Merkmale und Anforderungen und daher gibt es nicht DAS eine wahre ERP System.
Wie beginnt man ein ERP-Projekt?
Jedem ist natürlich klar, dass es am wichtigsten ist die eigenen Ziele und Anforderungen zu definieren. Aber um diese auch wirklich klar und sinnvoll definieren zu können, müssen die eigenen Prozesse bekannt sein. Es empfiehlt sich daher eine Übersicht der wichtigsten Kern-Prozesse zu erstellen und daraus Anforderungen abzuleiten.
Zusätzlich müssen auch Anforderungen definiert werden, die nicht mit Prozessen zusammenhängen. Wie etwa Anforderungen an den Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen.
Wie erfasse ich am effektivsten meine Prozesse?
Natürlich kann man direkt mit einem Geschäftsprozessmodell anfangen, für viele kleine Unternehmen ist das aber einfach zu viel gewollt. Erfahrungsgemäß erhält man schnell Ergebnisse, wenn man aus jedem Bereich bzw. jeder Abteilung einen Mitarbeiter während des Tagesgeschäftes die Tätigkeiten erfassen lässt. Hier reicht eine einfache Tabelle mit 5 Spalten für jeden Prozess/Vorgang:
- Quelle (von wem bekomme ich etwas?)
- Eingang (was bekomme ich von 1.?)
- Prozess (was mache ich mit 2.?)
- Ausgang/Produkt (Was ist das Ergebnis von 3.?)
- Empfänger/Kunde (Wer erhält 4.?)
Diese einfache Methodik nennt sich SIPOC (Source, Input, Process, Output, Customer).
Unser Service als IT-Berater:
Wir helfen Ihnen, Ihre eigenen Anforderungen zu Papier zu bringen und erstellen ein kompaktes Lastenheft mit Ihren Prioritäten. So gelingt Ihr ERP-Projekt in und um Chemnitz. Wir haben Erfahrung mit ERP-Einführungen und können Ihnen einen schnellen Start ermöglichen.
Nutzen Sie unsere IT-Beratung, mit ihrem externen IT-Admin in Chemnitz!
Anruf unter: 0371/27090216