IT-Admin in Chemnitz gefragt:
Warum bei der E-Rechnungspflicht auch über das ERP-System nachdenken?
🗓️Gesetzliche Grundlagen für die E-Rechnung:
Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ab 01.01.2026 müssen die ersten Unternehmen auch E-Rechnungen versenden können.
Ab 01.01. 2028 gilt eine Ausstellungspflicht für alle – Ausnahmen sind, Stand heute Rechnungen im B2C-Bereich und unter einem Betrag von 250€.
Da wir keine Rechtsberatung sind, ist man bei dieser Quelle besser aufgehoben und findet dort genaueres: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Ziel oder Vorteile der E-Rechnung:
Einheitliche Prozesse, weniger Problem mit fehlenden Schnittstellen, höhere Automatisierung, weniger Papier, saubere Archivierung, geringere Fehlerquote, schnellere Abläufe und weniger Chaos.
Fazit :
Die E-Rechnung greift tief in Unternehmensprozesse ein. Ob Einkauf, Buchhaltung oder Verkauf – sie vereinheitlicht die Verwaltung von Rechnungen.
Teillösungen für „nur die E-Rechnung“ sind dabei nicht nur umständlich, sondern teilweise gar nicht umsetzbar. Oft zeigt sich, dass die digitale Welt des Unternehmens ein Upgrade braucht.
Lösung: Ein (neues) ERP-System
Warum so schwierig?
Gerade bei Betrieben die seit mehr als 10 Jahren existieren, sind die Abläufe im Unternehmen oft eingefahren. Hier im Osten hat man oft die Idee vom „Sparen“. So „spart“ man an neuen, innovativen Lösungen und setzt Zeit von Mitarbeitern ein, die durch zusätzliche Fleißarbeit belastet werden. Medienbrüche und fehlende Schnittstellen sorgen für Frust, Stress, Chaos und Mehrkosten.
Contra neues ERP-System:
Eine ERP-Umstellung ist kostspielig, die Umstellung zeitaufwendig und unterm Strich verändert sich viel und man muss mehr mit dem Computer arbeiten. Für viele Grund genug, damit nie anzufangen. ABER:
Pro neues ERP-System:
Ein neues ERP-System lohnt sich extrem! Denn es geht um mehr als nur E-Rechnungen. Vom Einkauf über die Freigabe bis zum Verkauf können alle Schritte ins ERP integriert werden. Es entstehen automatisierte Workflows, die Kosten und Gewinne besser sichtbar machen, die Qualität der Kundenbetreuung steigt, Upsell-Potential kann einfacher erkannt werden.
Lager und Produktion kann besser überblickt und Bedarf kalkuliert werden.
Ein ERP-System bei der im Auswahlprozess, der Entscheidungsfindung und Einführung nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch Facharbeiter mit beteiligt waren, erspart dann Unmengen an Zeit und Geld!
Man hat eine zentrale Datenbasis, automatisiert Prozesse, verringert manuelle Eingaben, man verfügt über bessere Übersicht über Bestände, Aufträge, Kosten und Liquidität, kann viele weitere gesetzliche Anforderungen erfüllen und wird als attraktiver Geschäftspartner wahrgenommen, der auch in Zukunft noch zur Verfügung steht.
Zum Thema E-Rechnung und ERP-System rät unser IT-Admin:
- Prüfen Sie zeitnah das Potential aktueller ERP-Systeme
- Scheuen Sie nicht die Umstellung, sondern sehen sie es als Chance
- Der Schlüssel zum erfolgreichen ERP-Projekt ist die eigenen Anforderungen exakt zu kennen
- Sparen Sie nicht zu viel bei der Einführung des ERP-Systems, das bezahlen Sie später mehrfach obendrauf
Interessant in Sachsen:
Viele Maschinen- und Anlagenbauer im Raum Chemnitz, arbeiten mit ERP-Systemen, die schon viele Jahre auf dem Buckel haben und neuen Anforderungen nicht mehr gewachsen sind. Man denkt an die vielen Excelprozesse, die neben dem „Hauptsystem“ gepflegt werden müssen. Geschäftsführer beklagen häufig, Qualitätsmangel und fehlenden Gesamtüberblick.
Darum sollte man sich besser nach einem ERP-System umsehen, was dem Bedarf unserer modernen Zeit gewachsen ist.
Unser Service als IT-Dienstleister:
Wir beraten Sie zum Thema ERP-Einführung, können auf Wunsch auch Ihr IT-Umfeld prüfen, ob auch dort eine Modernisierung notwendig ist. Auf einer unserer Unterseiten finden Sie mehr zum Thema ERP-Auswahl und entsprechende Preise.
FAQ zur E-Rechnung:
In welchen Formaten kommt die E-Rechnung?
X-Rechnung oder ZUGFeRD. PDF allein genügt nicht. Woran man eine ZUGFeRD oder X-Rechnung erkennt, findet man in diesem LinkedIn-Post: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7285251228735819776/
Wo kann man die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung einsehen?
Beim Bundesfinanzministerium kann man zu diesem und weiteren Finanzthemen nachschauen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
Was ist mit Tools, die man im Internet für die E-Rechnung findet?
Es gibt kostenlose Tools zum Lesen von E-Rechnungen. Diese sind oft nur für kleine Unternehmen interessant, die nur selten solche Rechnungen auslesen müssen und kein PDF-Format gesendet wurde. Zudem sind solche Online-Tools oft fraglich aus Datenschutzsicht. Will man mehr, werden diese auch Werkzeuge schnell kostenpflichtig. Als Unternehmer muss man viel mehr sehen als nur den Preis.
Bedeutet das, das man für die E-Rechnung immer ein neues ERP-System braucht?
Nein. Erstens gibt es Ausnahmen für gewisse Bereiche wie den B2C-Bereich. Außerdem können (Stand jetzt) geringe Beträge auch im B2B-Bereich ohne E-Rechnung verbucht werden. Da der Versuch, die E-Rechnungspflicht im Unternehmen umzusetzen häufig Probleme im gesamten digitalen Ablauf aufdeckt, ist häufig eine neue Strukturierung notwendig. Es gibt für kleine Unternehmen mitunter auch günstige Varianten für ERP-Systeme, es kommt auf die Struktur der eigenen Prozesse an.
Nutzen Sie unsere IT-Beratung, mit ihrem externen IT-Admin in Chemnitz!
Anruf unter: 0371/27090216